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Titel
2 APRIL 2015. - Ministeriële omzendbrief betreffende de creatie van een opdrachtencentrale binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid
Titre
2 AVRIL 2015. - Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein de la Direction générale de la Sécurité civile
Dokumentinformationen
Numac: 2015000193
Datum: 2015-04-02
Info du document
Numac: 2015000193
Date: 2015-04-02
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Artikel M. Deze omzendbrief heeft als doel om de hulpverleningszones en de brandweerdiensten te informeren over het gebruik van de opdrachtencentrale die gecreëerd werd door de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de Algemene Directie Civiele Veiligheid.
Article M. La présente circulaire a pour objectif d'informer les zones de secours et les services d'incendie relativement à l'utilisation de la centrale de marchés créée par la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile.
1. Context - wettelijk kader:
Artikel 117 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid voorziet dat de zones, de prezones, de gemeenten, de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp en de opleidingscentra voor de civiele veiligheid, voor de organisatie en de gunning van overheidsopdrachten op de aankoop van materieel en uitrustingen die nodig zijn voor de uitvoering van hun opdrachten, beroep kunnen doen op de opdrachtencentrale die gecreëerd werd binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken.
Deze mogelijkheid is gebaseerd op de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, die de opdrachtencentrale definieert als zijnde een aanbestedende overheid die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.
Het voordeel voor de hulpverleningszone of de prezone is dat ze, als aanbestedende overheid die gebruik maakt van een dergelijke opdrachtencentrale, vrijgesteld wordt van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
De opdrachtencentrale staat in voor de opstelling van de technische nota met de opgerichte werkgroep (cf. punt 3), voor het administratief deel, voor de publicatie van de opdracht, voor het onderzoek van de offertes, voor de gunning van de opdracht en voor de oplevering van het prototype.
Zodra de opdracht gegund is, kunnen de aankoopdiensten van de hulpverleningszones en de prezones hun bestellingen rechtstreeks doorgeven aan de leverancier of de dienstverlener met wie de opdracht afgesloten werd. Zij staan ook in voor de ontvangst van de levering, voor de berekening van eventuele boetes in geval van vertraging en voor de betaling van de facturen. Er kan echter ondersteuning gevraagd worden aan de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de Algemene Directie Civiele Veiligheid.
Verder impliceert de creatie van de opdrachtencentrale ook een kwaliteitsvolle dienst na verkoop. In geval van klachten treedt de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën op als bemiddelaar tussen de leverancier of dienstverlener en de hulpverleningszones of prezones.
Bovendien blijft de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën ter beschikking van de hulpverleningszones en de prezones als expert in geval van een ongeval.
Voor bepaalde bijzondere opdrachten waarvoor een hulpverleningszone over specifieke technische kennis beschikt, kan een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden tussen deze zone en de opdrachtencentrale zodat deze zone een opdracht kan lanceren namens de centrale.
Artikel 117 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid voorziet dat de zones, de prezones, de gemeenten, de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp en de opleidingscentra voor de civiele veiligheid, voor de organisatie en de gunning van overheidsopdrachten op de aankoop van materieel en uitrustingen die nodig zijn voor de uitvoering van hun opdrachten, beroep kunnen doen op de opdrachtencentrale die gecreëerd werd binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken.
Deze mogelijkheid is gebaseerd op de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, die de opdrachtencentrale definieert als zijnde een aanbestedende overheid die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.
Het voordeel voor de hulpverleningszone of de prezone is dat ze, als aanbestedende overheid die gebruik maakt van een dergelijke opdrachtencentrale, vrijgesteld wordt van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
De opdrachtencentrale staat in voor de opstelling van de technische nota met de opgerichte werkgroep (cf. punt 3), voor het administratief deel, voor de publicatie van de opdracht, voor het onderzoek van de offertes, voor de gunning van de opdracht en voor de oplevering van het prototype.
Zodra de opdracht gegund is, kunnen de aankoopdiensten van de hulpverleningszones en de prezones hun bestellingen rechtstreeks doorgeven aan de leverancier of de dienstverlener met wie de opdracht afgesloten werd. Zij staan ook in voor de ontvangst van de levering, voor de berekening van eventuele boetes in geval van vertraging en voor de betaling van de facturen. Er kan echter ondersteuning gevraagd worden aan de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de Algemene Directie Civiele Veiligheid.
Verder impliceert de creatie van de opdrachtencentrale ook een kwaliteitsvolle dienst na verkoop. In geval van klachten treedt de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën op als bemiddelaar tussen de leverancier of dienstverlener en de hulpverleningszones of prezones.
Bovendien blijft de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën ter beschikking van de hulpverleningszones en de prezones als expert in geval van een ongeval.
Voor bepaalde bijzondere opdrachten waarvoor een hulpverleningszone over specifieke technische kennis beschikt, kan een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden tussen deze zone en de opdrachtencentrale zodat deze zone een opdracht kan lanceren namens de centrale.
1. Contexte - cadre légal :
L'article 117 de la loi du 15 mai 2007 relative à la sécurité civile prévoit que les zones, les prézones, les communes, le service d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale et les centres de formation pour la sécurité civile peuvent, pour l'organisation et l'attribution de marchés publics en vue de l'acquisition de matériel et d'équipement qui sont nécessaires à l'exercice de leurs missions, faire appel à la centrale de marchés créée au sein de la Direction générale de la Sécurité civile du Service public fédéral Intérieur.
Cette possibilité se fonde sur la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui définit la centrale de marchés comme étant un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou à des entités adjudicatrices.
L'avantage pour la zone de secours ou la prézone est d'être dispensée, en tant que pouvoir adjudicateur qui recourt à une telle centrale de marchés, de l'obligation d'organiser elle-même une procédure de passation.
La centrale de marchés s'occupe de l'élaboration de la notice technique avec le groupe de travail mis en place ( cf. point 3), de la partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des offres, de l'attribution du marché et de la réception du prototype.
Dès que le marché est attribué, les services d'achat des zones de secours et des prézones peuvent transmettre directement leurs commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le marché a été conclu. Ils se chargent également de la réception, de la livraison, du calcul des amendes éventuelles en cas de retard et du paiement des factures. Une aide de la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile peut toutefois être sollicitée.
Par ailleurs, la création de la centrale de marchés implique également un service après-vente de qualité. En cas de plaintes, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies agit en qualité d'intermédiaire entre le fournisseur ou prestataire de services et les zones de secours ou prézones.
En outre, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies reste à disposition des zones de secours et des prézones en tant qu'expert en cas d'accident.
Pour certains marchés particuliers pour lesquels une zone de secours dispose de connaissances techniques spécifiques, un accord de coopération peut être conclu entre cette zone et la centrale de marchés, afin de charger la zone d'ouvrir un marché au nom de la centrale de marchés.
L'article 117 de la loi du 15 mai 2007 relative à la sécurité civile prévoit que les zones, les prézones, les communes, le service d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale et les centres de formation pour la sécurité civile peuvent, pour l'organisation et l'attribution de marchés publics en vue de l'acquisition de matériel et d'équipement qui sont nécessaires à l'exercice de leurs missions, faire appel à la centrale de marchés créée au sein de la Direction générale de la Sécurité civile du Service public fédéral Intérieur.
Cette possibilité se fonde sur la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui définit la centrale de marchés comme étant un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou à des entités adjudicatrices.
L'avantage pour la zone de secours ou la prézone est d'être dispensée, en tant que pouvoir adjudicateur qui recourt à une telle centrale de marchés, de l'obligation d'organiser elle-même une procédure de passation.
La centrale de marchés s'occupe de l'élaboration de la notice technique avec le groupe de travail mis en place ( cf. point 3), de la partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des offres, de l'attribution du marché et de la réception du prototype.
Dès que le marché est attribué, les services d'achat des zones de secours et des prézones peuvent transmettre directement leurs commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le marché a été conclu. Ils se chargent également de la réception, de la livraison, du calcul des amendes éventuelles en cas de retard et du paiement des factures. Une aide de la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile peut toutefois être sollicitée.
Par ailleurs, la création de la centrale de marchés implique également un service après-vente de qualité. En cas de plaintes, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies agit en qualité d'intermédiaire entre le fournisseur ou prestataire de services et les zones de secours ou prézones.
En outre, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies reste à disposition des zones de secours et des prézones en tant qu'expert en cas d'accident.
Pour certains marchés particuliers pour lesquels une zone de secours dispose de connaissances techniques spécifiques, un accord de coopération peut être conclu entre cette zone et la centrale de marchés, afin de charger la zone d'ouvrir un marché au nom de la centrale de marchés.
2. Toepassingsveld materieel - betrokken opdrachten:
De opdrachtencentrale plaatst opdrachten voor de aankoop van het volgende materieel:
° standaard interventiematerieel zoals multifunctionele autopompen, tankwagens, persoonlijke beschermingsmiddelen, enz.;
° gespecialiseerd materieel zoals bosbrandvoertuigen of het systeem om met hoge druk te boren en te blussen met een microvernevelingsstraal;
° specifiek materieel voor de Seveso- en nucleaire interventies, zoals de detectors (gas, radioactiviteit, PID) en de beschermpakken (chemisch, vaste deeltjes, nucleair);
° specifiek interventiematerieel voor de Civiele Bescherming;
° logistiek materieel via de opdrachten die geopend werden door FOR-CMS, waarmee de opdrachtencentrale een samenwerkingsovereenkomst afgesloten heeft die de hulpverleningszones en de prezones toelaat om logistiek materieel aan te kopen zoals kantoorbenodigdheden, meubilair, brandstof, enz.
De opdrachtencentrale besteedt ook bijzondere aandacht aan innovatie door opdrachten af te sluiten om enerzijds innovaties te testen op het vlak van hun operationele haalbaarheid en anderzijds om te komen tot samenwerking bij de ontwikkeling van innovaties.
De opdrachtencentrale plaatst opdrachten voor de aankoop van het volgende materieel:
° standaard interventiematerieel zoals multifunctionele autopompen, tankwagens, persoonlijke beschermingsmiddelen, enz.;
° gespecialiseerd materieel zoals bosbrandvoertuigen of het systeem om met hoge druk te boren en te blussen met een microvernevelingsstraal;
° specifiek materieel voor de Seveso- en nucleaire interventies, zoals de detectors (gas, radioactiviteit, PID) en de beschermpakken (chemisch, vaste deeltjes, nucleair);
° specifiek interventiematerieel voor de Civiele Bescherming;
° logistiek materieel via de opdrachten die geopend werden door FOR-CMS, waarmee de opdrachtencentrale een samenwerkingsovereenkomst afgesloten heeft die de hulpverleningszones en de prezones toelaat om logistiek materieel aan te kopen zoals kantoorbenodigdheden, meubilair, brandstof, enz.
De opdrachtencentrale besteedt ook bijzondere aandacht aan innovatie door opdrachten af te sluiten om enerzijds innovaties te testen op het vlak van hun operationele haalbaarheid en anderzijds om te komen tot samenwerking bij de ontwikkeling van innovaties.
2. Champ d'application matériel - marchés concernés :
La centrale de marchés passe des marchés pour l'achat du matériel suivant :
° matériel d'intervention standard comme les autopompes multifonctionnelles, les camions citernes, le matériel de protection individuel, etc. ;
° matériel spécialisé tel que les camions feux de forêt ou le système de coupe à haute pression et d'extinction à jet micro diffusé ;
° matériel spécifique pour les interventions Seveso et nucléaires, tel que les détecteurs (gaz, radioactivité, PID) et les tenues de protection (chimiques, particules solides, nucléaires) ;
° matériel d'intervention spécifique pour la Protection civile ;
° matériel logistique via les marchés ouverts par le FOR-CMS avec lequel la centrale de marchés a conclu un accord de collaboration permettant aux zones de secours et prézones d'acquérir du matériel logistique tel que des articles de bureau, du mobilier, des carburants, etc.
La centrale de marchés consacre également une attention particulière à l'innovation en concluant des marchés d'une part, pour tester des innovations quant à leur faisabilité opérationnelle et, d'autre part, pour établir une collaboration au développement d'innovations.
La centrale de marchés passe des marchés pour l'achat du matériel suivant :
° matériel d'intervention standard comme les autopompes multifonctionnelles, les camions citernes, le matériel de protection individuel, etc. ;
° matériel spécialisé tel que les camions feux de forêt ou le système de coupe à haute pression et d'extinction à jet micro diffusé ;
° matériel spécifique pour les interventions Seveso et nucléaires, tel que les détecteurs (gaz, radioactivité, PID) et les tenues de protection (chimiques, particules solides, nucléaires) ;
° matériel d'intervention spécifique pour la Protection civile ;
° matériel logistique via les marchés ouverts par le FOR-CMS avec lequel la centrale de marchés a conclu un accord de collaboration permettant aux zones de secours et prézones d'acquérir du matériel logistique tel que des articles de bureau, du mobilier, des carburants, etc.
La centrale de marchés consacre également une attention particulière à l'innovation en concluant des marchés d'une part, pour tester des innovations quant à leur faisabilité opérationnelle et, d'autre part, pour établir une collaboration au développement d'innovations.
3. Praktische modaliteiten - samenwerking met de hulpverleningszones en de prezones:
Elke hulpverleningszone of prezone kan zich aansluiten bij de opdrachtencentrale via het bijgevoegde aansluitingsformulier.
Deze aansluiting houdt geen enkele verplichting in voor de hulpverleningszones of de prezone, maar laat haar toe om betrokken te worden bij de werking van de opdrachtencentrale en om er gebruik te kunnen van maken voor de aankoop van het materieel dat opgesomd is in punt 2.
De bij de opdrachtencentrale aangesloten hulpverleningszones en prezones worden betrokken via een Strategisch Comité, een Raad van logistieke coördinatoren en werkgroepen.
Het Strategisch Comité bestaat uit de zonecommandant van elke aangesloten hulpverleningszone of de coördinator van elke aangesloten prezone. Het Comité vergadert minstens één keer per jaar. Elke commandant of coördinator heeft een stem binnen dit comité.
Het Strategisch Comité is belast met het uitwerken van de grote strategische lijnen van het aankoopbeleid en met het opmaken van de meerjarenplanning van de opdrachten die gelanceerd moeten worden door de opdrachtencentrale. Deze meerjarenplanning kan jaarlijks aangepast worden.
Het Strategisch Comité legt op basis van de meerjarenplanning de noden van de hulpverleningszones en prezones vast en beslist om een opdracht te lanceren voor bepaald materieel.
De zonecommandanten of de coördinatoren van de prezones moeten zich verbinden tot de hoeveelheden die ze willen aankopen in het kader van de opdrachten waaraan ze deelnemen (" commitment ") om maximale schaalvoordelen te realiseren.
De Raad van logistieke coördinatoren bestaat uit de verantwoordelijken voor de logistiek en de aankopen van elke aangesloten zone of prezone. Elke logistieke coördinator heeft een stem binnen deze raad.
De Raad van logistieke coördinatoren is belast met het verstrekken van advies over de algemene technische kenmerken van het aan te kopen materieel en over de belangrijke elementen van de offertes (zoals de duur van de garantie en de opleidingswijze).
De Raad is belast met de aanduiding van een piloot voor elke opgerichte werkgroep en speelt de rol van scheidsrechter in geval van uiteenlopende meningen binnen een werkgroep.
Er wordt een werkgroep opgericht voor elke nieuwe af te sluiten opdracht. Elke werkgroep wordt geleid door een piloot die expert is op het vlak van het aan te kopen materieel en die aangeduid wordt onder het personeel van de hulpverleningszones of prezones die interesse tonen voor het materieel. De piloot is belast met de aanduiding van de leden van de werkgroep met inachtneming van het principe van één vertegenwoordiger per zone of prezone die haar princiepsakkoord gegeven heeft over de minimale aan te kopen hoeveelheid. Een zone of prezone kan echter haar zetel toevertrouwen aan een vertegenwoordiger van een andere zone wanneer ze dit wenst.
De piloot moet de functionele analyse van de opdracht uitvoeren.
Het aantal stemmen voor elk lid van de werkgroep is evenredig met de door de hulpverleningszone of prezone aangekochte hoeveelheden.
Elke werkgroep wordt gecontroleerd door een ingenieur van de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën. Deze ingenieur is belast met het bijstaan van de werkgroep bij de opstelling van de technische nota en ziet toe op de naleving van de regels inzake overheidsopdrachten.
Hoogachtend.
Elke hulpverleningszone of prezone kan zich aansluiten bij de opdrachtencentrale via het bijgevoegde aansluitingsformulier.
Deze aansluiting houdt geen enkele verplichting in voor de hulpverleningszones of de prezone, maar laat haar toe om betrokken te worden bij de werking van de opdrachtencentrale en om er gebruik te kunnen van maken voor de aankoop van het materieel dat opgesomd is in punt 2.
De bij de opdrachtencentrale aangesloten hulpverleningszones en prezones worden betrokken via een Strategisch Comité, een Raad van logistieke coördinatoren en werkgroepen.
Het Strategisch Comité bestaat uit de zonecommandant van elke aangesloten hulpverleningszone of de coördinator van elke aangesloten prezone. Het Comité vergadert minstens één keer per jaar. Elke commandant of coördinator heeft een stem binnen dit comité.
Het Strategisch Comité is belast met het uitwerken van de grote strategische lijnen van het aankoopbeleid en met het opmaken van de meerjarenplanning van de opdrachten die gelanceerd moeten worden door de opdrachtencentrale. Deze meerjarenplanning kan jaarlijks aangepast worden.
Het Strategisch Comité legt op basis van de meerjarenplanning de noden van de hulpverleningszones en prezones vast en beslist om een opdracht te lanceren voor bepaald materieel.
De zonecommandanten of de coördinatoren van de prezones moeten zich verbinden tot de hoeveelheden die ze willen aankopen in het kader van de opdrachten waaraan ze deelnemen (" commitment ") om maximale schaalvoordelen te realiseren.
De Raad van logistieke coördinatoren bestaat uit de verantwoordelijken voor de logistiek en de aankopen van elke aangesloten zone of prezone. Elke logistieke coördinator heeft een stem binnen deze raad.
De Raad van logistieke coördinatoren is belast met het verstrekken van advies over de algemene technische kenmerken van het aan te kopen materieel en over de belangrijke elementen van de offertes (zoals de duur van de garantie en de opleidingswijze).
De Raad is belast met de aanduiding van een piloot voor elke opgerichte werkgroep en speelt de rol van scheidsrechter in geval van uiteenlopende meningen binnen een werkgroep.
Er wordt een werkgroep opgericht voor elke nieuwe af te sluiten opdracht. Elke werkgroep wordt geleid door een piloot die expert is op het vlak van het aan te kopen materieel en die aangeduid wordt onder het personeel van de hulpverleningszones of prezones die interesse tonen voor het materieel. De piloot is belast met de aanduiding van de leden van de werkgroep met inachtneming van het principe van één vertegenwoordiger per zone of prezone die haar princiepsakkoord gegeven heeft over de minimale aan te kopen hoeveelheid. Een zone of prezone kan echter haar zetel toevertrouwen aan een vertegenwoordiger van een andere zone wanneer ze dit wenst.
De piloot moet de functionele analyse van de opdracht uitvoeren.
Het aantal stemmen voor elk lid van de werkgroep is evenredig met de door de hulpverleningszone of prezone aangekochte hoeveelheden.
Elke werkgroep wordt gecontroleerd door een ingenieur van de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën. Deze ingenieur is belast met het bijstaan van de werkgroep bij de opstelling van de technische nota en ziet toe op de naleving van de regels inzake overheidsopdrachten.
Hoogachtend.
3. Modalités pratiques - collaboration avec les zones de secours et les prézones :
Toute zone de secours ou prézone peut s'affilier à la centrale de marchés via le formulaire d'affiliation ci-joint.
Cette affiliation n'entraine aucune obligation pour la zone de secours ou la prézone mais lui permet d'être impliquée dans le fonctionnement de la centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour l'acquisition du matériel énuméré au point 2.
L'implication des zones de secours et prézones affiliées à la centrale de marchés se fait par le biais d'un Comité stratégique, d'un Conseil des coordinateurs logistiques et de groupes de travail.
Le Comité stratégique est composé du commandant de chaque zone de secours affiliée ou du coordonnateur de chaque prézone de secours affiliée. Il se réunit au moins une fois par an. Chaque commandant ou coordonnateur dispose d'une voix au sein de ce comité.
Le Comité stratégique est chargé d'édicter les grandes lignes stratégiques de la politique d'achat et de dresser le planning pluriannuel des marchés qui devront être lancés par la centrale de marchés. Ce planning pluriannuel peut être adapté chaque année.
Le Comité stratégique fixe, sur la base du planning pluriannuel, les besoins des zones de secours et prézones et décide de lancer un marché pour du matériel déterminé.
Les commandants de zone ou coordonnateurs de prézone doivent s'engager sur les quantités qu'ils souhaitent acquérir dans le cadre des marchés auxquels ils participent (" commitment ") afin de réaliser au maximum des économies d'échelle.
Le Conseil des coordinateurs logistiques est composé des responsables de la logistique et des achats de chaque zone ou prézone affiliée. Chaque coordinateur logistique dispose d'une voix au sein de ce conseil.
Le Conseil des coordinateurs logistiques est chargé d'émettre un avis sur les propriétés techniques générales du matériel à acquérir et sur les éléments importants des offres (tels que la durée de la garantie et le mode de formation).
Le Conseil est chargé de désigner un pilote pour chaque groupe de travail créé et joue le rôle d'arbitre en cas de divergence d'opinions au sein d'un groupe de travail.
Un groupe de travail est créé pour chaque nouveau marché à conclure. Chaque groupe de travail est dirigé par un pilote expert du matériel à acheter, désigné parmi le personnel des zones de secours ou prézones ayant donné un commitment pour le matériel concerné. Le pilote est chargé de désigner les membres du groupe de travail en respectant le principe d'un représentant par zone ou prézone ayant donné un accord de principe sur la quantité minimale à acheter. Une zone ou prézone peut toutefois confier son siège à un représentant d'une autre zone si elle le souhaite.
Le pilote doit effectuer l'analyse fonctionnelle du marché.
Le nombre de voix pour chaque membre du groupe de travail est proportionnel au commitment donné par la zone de secours ou prézone.
Chaque groupe de travail est chapeauté par un ingénieur de la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies. Celui-ci est chargé d'aider le groupe de travail à rédiger la notice technique et veille au respect des règles en matière de marchés publics.
Je vous prie d'agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, l'assurance de ma considération la plus distinguée.
Toute zone de secours ou prézone peut s'affilier à la centrale de marchés via le formulaire d'affiliation ci-joint.
Cette affiliation n'entraine aucune obligation pour la zone de secours ou la prézone mais lui permet d'être impliquée dans le fonctionnement de la centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour l'acquisition du matériel énuméré au point 2.
L'implication des zones de secours et prézones affiliées à la centrale de marchés se fait par le biais d'un Comité stratégique, d'un Conseil des coordinateurs logistiques et de groupes de travail.
Le Comité stratégique est composé du commandant de chaque zone de secours affiliée ou du coordonnateur de chaque prézone de secours affiliée. Il se réunit au moins une fois par an. Chaque commandant ou coordonnateur dispose d'une voix au sein de ce comité.
Le Comité stratégique est chargé d'édicter les grandes lignes stratégiques de la politique d'achat et de dresser le planning pluriannuel des marchés qui devront être lancés par la centrale de marchés. Ce planning pluriannuel peut être adapté chaque année.
Le Comité stratégique fixe, sur la base du planning pluriannuel, les besoins des zones de secours et prézones et décide de lancer un marché pour du matériel déterminé.
Les commandants de zone ou coordonnateurs de prézone doivent s'engager sur les quantités qu'ils souhaitent acquérir dans le cadre des marchés auxquels ils participent (" commitment ") afin de réaliser au maximum des économies d'échelle.
Le Conseil des coordinateurs logistiques est composé des responsables de la logistique et des achats de chaque zone ou prézone affiliée. Chaque coordinateur logistique dispose d'une voix au sein de ce conseil.
Le Conseil des coordinateurs logistiques est chargé d'émettre un avis sur les propriétés techniques générales du matériel à acquérir et sur les éléments importants des offres (tels que la durée de la garantie et le mode de formation).
Le Conseil est chargé de désigner un pilote pour chaque groupe de travail créé et joue le rôle d'arbitre en cas de divergence d'opinions au sein d'un groupe de travail.
Un groupe de travail est créé pour chaque nouveau marché à conclure. Chaque groupe de travail est dirigé par un pilote expert du matériel à acheter, désigné parmi le personnel des zones de secours ou prézones ayant donné un commitment pour le matériel concerné. Le pilote est chargé de désigner les membres du groupe de travail en respectant le principe d'un représentant par zone ou prézone ayant donné un accord de principe sur la quantité minimale à acheter. Une zone ou prézone peut toutefois confier son siège à un représentant d'une autre zone si elle le souhaite.
Le pilote doit effectuer l'analyse fonctionnelle du marché.
Le nombre de voix pour chaque membre du groupe de travail est proportionnel au commitment donné par la zone de secours ou prézone.
Chaque groupe de travail est chapeauté par un ingénieur de la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies. Celui-ci est chargé d'aider le groupe de travail à rédiger la notice technique et veille au respect des règles en matière de marchés publics.
Je vous prie d'agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, l'assurance de ma considération la plus distinguée.
BIJLAGE.
ANNEXE.
Art. N. Aansluitingsformulier opdrachtencentrale
Art. N. Formulaire d'adhésion à la centrale de marchés
Hierbij verklaart:
Hulpverleningszone . . . . . van de provincie . . . . .
Vertegenwoordigd door:
. . . . . , Voorzit(s)ter van de zone
Overwegende
de (pre)zoneraadsbeslissing van ....../....../20....
Hulpverleningszone . . . . . van de provincie . . . . .
Vertegenwoordigd door:
. . . . . , Voorzit(s)ter van de zone
Overwegende
de (pre)zoneraadsbeslissing van ....../....../20....
Par la présente:
Zone de secours . . . . . de la Province . . . . .
Représentée par:
. . . . . , Président(e) de la zone
Considérant
La décision du conseil de (pré)zone du ....../....../20....
Zone de secours . . . . . de la Province . . . . .
Représentée par:
. . . . . , Président(e) de la zone
Considérant
La décision du conseil de (pré)zone du ....../....../20....
zich te willen aansluiten bij de opdrachtencentrale voor de aankoop van materieel ten behoeve van de (pre)hulpverleningszones, die werd opgericht in de schoot van de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken, zoals werd voorzien in art. 117 van de wet van 15 mei 2007.
Deze aansluiting brengt geen enkele verplichting mee voor de (pre)hulpverleningszone, noch wat betreft aan te kopen materieel en hoeveelheden, noch wat betreft het ter beschikking stellen van personeel of andere middelen. Deze aansluiting stelt de (pre)hulpverleningszone enkel in staat om, indien gewenst, aan te kopen op de markten van de opdrachtencentrale.
Bij het aankopen op de markten van de opdrachtencentrale dient evenwel rekening gehouden te worden met het volgende :
- Bevrijding en vrijwaring aansprakelijkheid: de gebruiker wordt geacht alvorens tot bestelling over te gaan, kennis te hebben genomen van de opdrachtdocumenten, zodat de opdrachtencentrale door de gebruiker niet aansprakelijk kan worden gesteld voor schade ten gevolge van fouten en/of leemten in het bestek. De gebruikende klant zal de opdrachtencentrale vrijwaren telkens wanneer deze wordt aangesproken door de opdrachtnemer tot vergoeding van schade die haar oorsprong vindt in de relatie met die bestellende klant.
- Elke gebruikende partij dient voorafgaandelijk de toestemming te bekomen van de binnen zijn departement bevoegde ordonnateur om over te gaan tot een verwerving voor de betrokken aankoop. Bovendien dienen de noodzakelijke financiële middelen gereserveerd te zijn voor de betaling van de bestellingen.
- De opdrachtencentrale neemt alle taken op zich om markten te openen. Het afhandelen van al de bestellings-, (op)leverings- en betaalmodaliteiten valt ten laste van de (pre)hulpverleningszone.
Deze aansluiting brengt geen enkele verplichting mee voor de (pre)hulpverleningszone, noch wat betreft aan te kopen materieel en hoeveelheden, noch wat betreft het ter beschikking stellen van personeel of andere middelen. Deze aansluiting stelt de (pre)hulpverleningszone enkel in staat om, indien gewenst, aan te kopen op de markten van de opdrachtencentrale.
Bij het aankopen op de markten van de opdrachtencentrale dient evenwel rekening gehouden te worden met het volgende :
- Bevrijding en vrijwaring aansprakelijkheid: de gebruiker wordt geacht alvorens tot bestelling over te gaan, kennis te hebben genomen van de opdrachtdocumenten, zodat de opdrachtencentrale door de gebruiker niet aansprakelijk kan worden gesteld voor schade ten gevolge van fouten en/of leemten in het bestek. De gebruikende klant zal de opdrachtencentrale vrijwaren telkens wanneer deze wordt aangesproken door de opdrachtnemer tot vergoeding van schade die haar oorsprong vindt in de relatie met die bestellende klant.
- Elke gebruikende partij dient voorafgaandelijk de toestemming te bekomen van de binnen zijn departement bevoegde ordonnateur om over te gaan tot een verwerving voor de betrokken aankoop. Bovendien dienen de noodzakelijke financiële middelen gereserveerd te zijn voor de betaling van de bestellingen.
- De opdrachtencentrale neemt alle taken op zich om markten te openen. Het afhandelen van al de bestellings-, (op)leverings- en betaalmodaliteiten valt ten laste van de (pre)hulpverleningszone.
déclare vouloir adhérer à la centrale de marchés créée au sein de la Direction générale Sécurité civile du SPF Intérieur, pour l'achat de matériel au profit des (pré)zones de secours, tel que prévu à l'article 117 de la loi du 15 mai 2007.
Cette adhésion n'implique aucune obligation de la part de la (pré)zone de secours, ni en ce qui concerne le matériel et la quantité à acheter, ni la mise à disposition de personnel ou d'autres moyens. Cette inscription permet uniquement à la (pré)zone de secours d'effectuer, si elle le souhaite, des achats sur les marchés de la centrale marchés.
Toutefois, lors des achats réalisés sur les marchés de la centrale de marchés, il y a lieu de tenir compte de ce qui suit :
- Libération et préservation de la responsabilité: avant de procéder à une commande, l'utilisateur est supposé avoir pris connaissance des documents du marché, de sorte que la centrale de marchés ne puisse pas être rendue responsable par l'utilisateur en cas d'erreur et/ou de lacune au niveau du cahier des charges. Le client utilisateur préservera la centrale de marchés à chaque fois qu'un fournisseur interpellera cette dernière dans le cadre d'une demande d'indemnisation de dommages trouvant son origine dans la relation avec ce donneur d'ordre.
- Chaque partie utilisatrice doit obtenir l'autorisation préalable de l'ordonnateur compétent au sein de son département avant de procéder à l'acquisition de l'achat concerné. En outre, les moyens financiers nécessaires doivent avoir été réservés pour le paiement des commandes.
- La centrale de marchés assure toutes les tâches relatives à l'ouverture des marchés. Le traitement de toutes les modalités de commande, de livraison, de réception et de paiement est à charge de la (pré)zone de secours.
Cette adhésion n'implique aucune obligation de la part de la (pré)zone de secours, ni en ce qui concerne le matériel et la quantité à acheter, ni la mise à disposition de personnel ou d'autres moyens. Cette inscription permet uniquement à la (pré)zone de secours d'effectuer, si elle le souhaite, des achats sur les marchés de la centrale marchés.
Toutefois, lors des achats réalisés sur les marchés de la centrale de marchés, il y a lieu de tenir compte de ce qui suit :
- Libération et préservation de la responsabilité: avant de procéder à une commande, l'utilisateur est supposé avoir pris connaissance des documents du marché, de sorte que la centrale de marchés ne puisse pas être rendue responsable par l'utilisateur en cas d'erreur et/ou de lacune au niveau du cahier des charges. Le client utilisateur préservera la centrale de marchés à chaque fois qu'un fournisseur interpellera cette dernière dans le cadre d'une demande d'indemnisation de dommages trouvant son origine dans la relation avec ce donneur d'ordre.
- Chaque partie utilisatrice doit obtenir l'autorisation préalable de l'ordonnateur compétent au sein de son département avant de procéder à l'acquisition de l'achat concerné. En outre, les moyens financiers nécessaires doivent avoir été réservés pour le paiement des commandes.
- La centrale de marchés assure toutes les tâches relatives à l'ouverture des marchés. Le traitement de toutes les modalités de commande, de livraison, de réception et de paiement est à charge de la (pré)zone de secours.
Voor aansluiting bij de opdrachtencentrale:
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Voorzit(s)ter (pre)hulpverleningszone . . . . .
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Voorzit(s)ter (pre)hulpverleningszone . . . . .
Pour adhésion à la centrale de marchés:
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Président(e) (pré)zone de secours . . . . .
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Président(e) (pré)zone de secours . . . . .
Stuur dit formulier terug per post naar Directie Materieel, Leuvenseweg 1, 1000 Brussel of per e-mail naar florentine.lenoir@ibz.fgov.be
Renvoyez ce formulaire par la poste à la Direction Matériel, Rue de Louvain 1, 1000 Bruxelles ou par e-mail à florentine.lenoir@ibz.fgov.be