Artikel 1. Enig artikel. De bewijsstukken bedoeld in artikel 47 van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking omvatten:
1° de jaarrekeningen uit het boekhoudsysteem van de gesubsidieerde organisatie;
2° aankoopbewijzen, zoals facturen, betalingsbewijzen, nota's, kassabonnen;
3° bewijs dat de teruggave van de betaalde belastingen niet kan worden aangevraagd volgens de Belgische regelgeving en, indien van toepassing, de lokale regelgeving;
4° bewijs van de aanbestedingsprocedures, zoals aanbestedingsdocumenten, offertes van de inschrijvers en evaluatieverslagen;
5° bewijs van verbintenissen, zoals contracten, e-mails of bestelbonnen;
6° bewijs van dienstverlening, zoals goedgekeurde verslagen, aanwezigheidslijsten, vervoerbewijzen, bewijs van deelname aan seminaries, conferenties of opleidingen;
7° bewijs van voltooiing van bouwwerken, zoals certificaten van oplevering;
8° Voor het personeel tewerkgesteld in België: Personeels- en loondocumenten, zoals contracten, individuele rekeningen of loonfiches, bewijsstukken per werknemer voor de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid betaald door de werkgever, vakantiegeld en eindejaarspremie.
9° Voor het lokaal personeel in de partnerlanden, zijnde het personeel aangeworven en tewerkgesteld in eigen land: naast de in punt 8° bedoelde documenten (voor zover beschikbaar), de gegevens van de betaalde bezoldiging, gecertificeerd door de lokale verantwoordelijke, met een uitsplitsing in brutoloon, sociale bijdragen, verzekeringen en nettoloon;
10° Voor expat-personeel: personeels-en loondocumenten, zoals contracten, individuele rekeningen of loonfiches, met een uitsplitsing in brutoloon, sociale bijdragen, verzekeringen en nettoloon;
11° bewijs van gebruik van transport, zoals instapkaarten, treinkaartjes, taxibonnen, openbaar vervoer kaartjes en betalingsbewijzen. Dit bewijs kan in foto- of scanformaat zijn;
12° bewijs met betrekking tot huisvesting en bijkomende kosten, zoals huurovereenkomsten, betalingsbewijzen met betrekking tot verzekeringskosten, met inbegrip van brandverzekering, en onderhouds- en reparatiekosten, op voorwaarde dat deze diensten zijn verleend door externe diensten;
Elke voorgelegde uitgave moet vergezeld worden door een verantwoordingsstuk en een betalingsbewijs:
a) in geval van bankoverschrijving: bv. bankafschriften, debetberichten, een rekeningafschrift waarop de betaling staat. Deze kopie moet bijvoorbeeld de volgende informatie bevatten: het betaalde bedrag, de datum van betaling, het rekeningnummer van begunstigde en de betaler, en eventuele mededeling.
b) in geval van betaling per cheque: een rekeningafschrift waaruit blijkt dat het bedrag van de cheque betaald werd;
c) in geval van contante betalingen: officieel ontvangstbewijs met vermelding van het btw-nummer, factuur getekend voor ontvangst, ontvangstbewijs idealiter ondertekend.
Nederlands (NL)
Français (FR)
Titel
1 OKTOBER 2025. - Ministerieel besluit houdende uitvoering van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking
Titre
1 OCTOBRE 2025. - Arrêté ministériel portant exécution de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale
Dokumentinformationen
Info du document
Tekst (1)
Texte (1)
Article 1. Article unique. Les pièces justificatives visées par l'article 47 de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale comprennent :
1° des comptes annuels émanant du système comptable de l'organisation subventionnée ;
2° des preuves d'achats, comme par exemple des factures, des avis de paiement, des notes, des tickets de caisse ;
3° des preuves que le remboursement des taxes payées ne peut pas être demandé en fonction de la réglementation belge et le cas échéant des réglementations locales ;
4° des preuves des procédures de passation de marchés, comme par exemple les documents d'appels d'offres, les offres des soumissionnaires et les rapports d'évaluation ;
5° des preuves d'engagements, comme par exemple les contrats, les mails ou les bons de commande ;
6° des preuves de prestation de services, comme par exemple les rapports approuvés, les feuilles de présence, les billets de transport, la preuve de la participation à des séminaires, conférences ou formations ;
7° des preuves de réalisation de travaux de constructions, comme par exemple les certificats de réception ;
8° Pour le personnel employé en Belgique : des documents relatifs au personnel et aux salaires, tels que les contrats, les comptes individuels ou les fiches de salaire, les pièces justificatives par salarié pour l'Office Nationale de Sécurité Sociale versées par l'employeur, le pécule de vacances et l'allocation de fin d'année ;
9° Pour le personnel local dans les pays partenaires, c'est-à-dire le personnel recruté et employé au niveau national : en plus des documents visés au 8° (dans la mesure où ils sont disponibles), les détails de la rémunération versée, certifiés par le responsable local, et contenant une ventilation en salaire brut, cotisations sociales, assurances et salaire net ;
10° Pour le personnel expatrié : des documents relatif au personnel et aux salaires, tels que les contrats, les comptes individuels ou les fiches de salaire, reprenant une ventilation en salaire brut, cotisations sociales, assurances et salaire net ;
11° des preuves d'utilisation des transports comme par exemple les cartes d'embarquement, les billets de train, les reçus de taxis, les tickets de transport en commun ainsi que les preuves de paiement. Ces preuves peuvent être sous format de photo ou de scan ;
12° des preuves liées à l'hébergement et des coûts associés telles que les baux, les preuves de paiement liées aux frais d'assurance, y compris l'assurance incendie et aux frais d'entretien et de réparation, à condition que ces services aient été fournis par des services externes ;
Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement :
a) en cas de virement bancaire : par exemple des extraits bancaires, des avis de débit, un relevé de compte indiquant le paiement. Cette copie doit par exemple contenir les informations suivantes : le montant payé, la date du paiement, le numéro de compte du débiteur et du bénéficiaire, les communications éventuelles ;
b) en cas de paiement par chèque : un relevé de compte indiquant que le montant du chèque a été payé ;
c) en cas de paiements en espèces : reçu officiel mentionnant le numéro de T.V.A., facture signée pour réception, reçu idéalement signé.
1° des comptes annuels émanant du système comptable de l'organisation subventionnée ;
2° des preuves d'achats, comme par exemple des factures, des avis de paiement, des notes, des tickets de caisse ;
3° des preuves que le remboursement des taxes payées ne peut pas être demandé en fonction de la réglementation belge et le cas échéant des réglementations locales ;
4° des preuves des procédures de passation de marchés, comme par exemple les documents d'appels d'offres, les offres des soumissionnaires et les rapports d'évaluation ;
5° des preuves d'engagements, comme par exemple les contrats, les mails ou les bons de commande ;
6° des preuves de prestation de services, comme par exemple les rapports approuvés, les feuilles de présence, les billets de transport, la preuve de la participation à des séminaires, conférences ou formations ;
7° des preuves de réalisation de travaux de constructions, comme par exemple les certificats de réception ;
8° Pour le personnel employé en Belgique : des documents relatifs au personnel et aux salaires, tels que les contrats, les comptes individuels ou les fiches de salaire, les pièces justificatives par salarié pour l'Office Nationale de Sécurité Sociale versées par l'employeur, le pécule de vacances et l'allocation de fin d'année ;
9° Pour le personnel local dans les pays partenaires, c'est-à-dire le personnel recruté et employé au niveau national : en plus des documents visés au 8° (dans la mesure où ils sont disponibles), les détails de la rémunération versée, certifiés par le responsable local, et contenant une ventilation en salaire brut, cotisations sociales, assurances et salaire net ;
10° Pour le personnel expatrié : des documents relatif au personnel et aux salaires, tels que les contrats, les comptes individuels ou les fiches de salaire, reprenant une ventilation en salaire brut, cotisations sociales, assurances et salaire net ;
11° des preuves d'utilisation des transports comme par exemple les cartes d'embarquement, les billets de train, les reçus de taxis, les tickets de transport en commun ainsi que les preuves de paiement. Ces preuves peuvent être sous format de photo ou de scan ;
12° des preuves liées à l'hébergement et des coûts associés telles que les baux, les preuves de paiement liées aux frais d'assurance, y compris l'assurance incendie et aux frais d'entretien et de réparation, à condition que ces services aient été fournis par des services externes ;
Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement :
a) en cas de virement bancaire : par exemple des extraits bancaires, des avis de débit, un relevé de compte indiquant le paiement. Cette copie doit par exemple contenir les informations suivantes : le montant payé, la date du paiement, le numéro de compte du débiteur et du bénéficiaire, les communications éventuelles ;
b) en cas de paiement par chèque : un relevé de compte indiquant que le montant du chèque a été payé ;
c) en cas de paiements en espèces : reçu officiel mentionnant le numéro de T.V.A., facture signée pour réception, reçu idéalement signé.